Tujuan Kenapa Nombor Invoice Mesti Unik

Nombor invoice yang unik adalah asas jejak audit — dan penyelamat bila rekod perlu disemak semula.

Untuk invoice jualan, setiap nombor untuk setiap invoice itu ialah unik. Maksud unik ialah nombor invoice itu tidak ada yang sama dengan invoice yang lain. Sistem nombor invoice mestilah berturutan dan tidak ada nombor yang sama.

Contohnya, jika nombor untuk invoice kepada A sudah digunakan, nombor itu tidak boleh digunakan lagi. Mesti guna nombor yang lain.

Invoice kepada A - INV0001

Maka nombor invoice INV0001 itu tidak boleh digunakan lagi. Mesti nombor yang lain walaupun invoice itu untuk syarikat atau bisnes yang lain. Maksudnya, walaupun invoice itu untuk B, tidak boleh diguna nombor invoice yang sama.

Tujuan nombor invoice ini unik ialah supaya tidak ada berlaku pertindihan jualan. Jika berlaku pertindihan jualan, nilai jualan boleh jadi terlebih tinggi. Selain dari mengelak berlakunya pertindihan jualan, tujuan nombor invoice mesti unik juga disebabkan untuk mudah mengenal pasti invoice.

Contohnya, jika nombor invoice INV0003 milik A maka tidak akan ada lagi nombor invoice yang sama untuk mana-mana syarikat atau bisnes. Ini bermaksud lebih mudah untuk kenal pasti invoice itu milik siapa.

Bayangkan jika nombor invoice INV0003 itu milik A dan ada juga nombor invoice yang sama milik B. Apabila mahu mengenal pasti invoice itu, sangat rumit kerana perlu lihat secara teliti invoice itu kepunyaan siapa.

Jika ada 5 pelanggan maka akan ada 5 nombor invoice yang sama. Itu sangat menyusahkan dalam proses merekod akaun.